Sisu
Ametliku memo kirjutamine on tõhus viis ettevõtte sees suhelda. Kirjutage memo autoriteetse häälega, kuid soovite lugejat pigem teavitada kui hirmutada. Memorandumis sisalduv lisateave on tuntud kui manus ja sulgemised on tavaliselt kirjas. Ametlik memo sisaldab konkreetseid sektsioone ja kirjaniku ja abistaja initsiaale lõpus. Kuigi enamik meeldetuletusi on üks lehekülg või vähem, lisage kindlasti lõppu kokkuvõte, kui teil on rohkem kui üks leht.
Juhised
-
Mälu alguses on jaotised "To", "From" ja "Subject". Kui te lisate manuseid, otsustage, kes neid manuseid vastu võtab, ja kellel on vaja ainult memo koopiat, teha kõik teadlikuks jagatud teabest ja manustest (näiteks ei pea manuse loojale seda vastu võtma, seda). Lisage iga inimese nimi, kes dokumendi "To" päises saab. Lisage lõppmärkuses „kesksõnaline”, keda soovite kopeerida. Mõned inimesed võivad dokumendi privaatselt vastu võtta, lisades need "peidetud koopiaks". Nad saavad memo koopia, kuid neid ei kuvata "To" ega "CC".
-
Kirjutage memoüksus selgelt ja lühidalt. Kasutage lihtsat ja formaalset keelt, kuid hoidke memo hirmutava või halvustava toonist eemal. Suuremad dokumendid peaksid sisaldama mitmeid lõike, et neid oleks lihtsam lugeda.
-
Täitke memo autori initsiaalidega, millele järgneb abikaasa initsiaalid pärast kaldkriipsut ("XX / aa"). Autori initsiaalid peavad olema suurtähtedega ja abimehe väiketähtedega. Kaks allolevat rida peaksid lugema sõna "Manused (x)" koos sulgude arvu lisadega. Seejärel loetlege need inimesed, kellele soovite nende koopia nimekirja vormis. Need, kes saavad varjatud koopia, peavad olema koopiaid käsitsi kirjutatud. Ärge unustage lisada "CCO", et nad teaksid, et see on anonüümselt kopeeritud. Memo autor peaks olema esimene jaotises "From".
Kuidas
- Hoidke üks või kaks lisamaterjali koopiat failis koos manustega, kui keegi tuleb jaotusnimekirja lisada.
- Vaadake üle trükivigade memo, mida õigekirja kontrollijad ei tuvasta.
- Enamik tekstitöötlusprogramme sisaldavad memo malli, kui teie ettevõte ei ole seda kasutanud.
Teade
- Lisage kindlasti kõik adressaadid memo jaotisse "To".
- Meeldetuletusi tuleks kasutada ainult ettevõttesiseseks suhtlemiseks. Suhtlemine tarnijate või klientidega peaks olema kirjalik.
Mida sa vajad
- Memorandumi lisad (vajaduse korral)