Sisu
- Tõstke esile peamised probleemid
- Esitage konkreetsed näited
- Vältige emotsionaalseid fraase
- Soovita parandusi
Pole tähtis, kas te töötate ettevõttes või jaemüügikeskkonnas, kui teie töö on mures, peate need oma ülemusele teadma. Näidates oma muresid kirja kaudu, saab teie ülemus täpselt aru, mis toimub, jätmata ruumi valesti tõlgendamiseks, sest kõik teie mõtted ja ideed on selgelt väljendatud. Selleks järgige mõningaid juhiseid, et tagada teie probleemide professionaalsus.
Tõstke esile peamised probleemid
Kirja esimeses lõigus selgitage täpselt, miks te oma ülemusega ühendust võtate. Kasutage kahte esimest lauset, et rääkida teile oma tööprobleemidest ja järgida otsest selgitust selle kohta, mis teid häirib. Alguses on oluline rõhutada muretsemise peamisi põhjuseid. Näiteks:
"Tere, härra Smith, ma kirjutan, sest mul on palju ebamugavust muret minu jagamisele määratud maastikukujunduse pärast." Kogu minu vaatluse jooksul märkasin ma väga väsinud töötajaid, kes saabusid pärast tundi ja töötavad masinatega ebaprofessionaalselt.
Esitage konkreetsed näited
Pärast kirja eesmärgi selgitamist süvendage olukorda konkreetsete näidetega. See annab teile selge ülevaate olukorrast ja vähendab tõenäosust, et teie kiri jääb märkamata. Näiteks:
"1. märtsil 2011 saabus Jason S. Masters oma töökohta kell 10.45, poolteist tundi pärast tema saabumisaega. Saabumisel tundus, et ta on liiga väsinud ja hakkas masinaid kasutama Pärastlõunal märkasin ma mitut rasket masinat töötavat töötajat ilma kiivreid kandmata või ohutusmeetmeid kasutades. "
Vältige emotsionaalseid fraase
Kirja kirjutamise ajal ei muutu see liiga emotsionaalseks, sest see kipub vähendama kirja professionaalsust ja õiguspärasust. Veenduge, et kõik avaldused on faktidel põhinevad ja emotsionaalsed konnotatsioonid vabad. Kirja eesmärk on anda oma ülemusele teavet, mis on vajalik probleemi täpsete põhjuste kirjeldamiseks, et ta saaks tegutseda, kui ta seda vajalikuks peab.
Soovita parandusi
Tehke kirja lõpus ettepanekuid oma murede kohta. Veenduge, et need on pigem soovitused kui nõuded. Enne soovitust kasutage selliseid fraase nagu "Kas sa arvad, et see oleks parem ..." või "Võib olla kasulik ...". Kasutage seda kirja osa, et tutvustada oma ideid ja lõpetada see koosolekukutsega, et saaksite arutada teie muresid ja ideid vahetada muude probleemide lahendamiseks.