Sisu
- Tõstke esile peamised probleemid
- Tooge konkreetseid näiteid
- Vältige emotsionaalseid väljendeid
- Soovita parandusi
Pole tähtis, kas töötate ettevõtte või jaemüügikeskkonnas, kui teie tööga on probleeme, peate need juhtima oma ülemuse tähelepanu. Kirjaga oma murede näitamine võimaldab ülemusel täpselt aru saada, mis toimub, jätmata ruumi tõlgendamiseks, kuna kõik teie mõtted ja ideed on selgelt väljendatud. Selleks järgige mõningaid juhiseid, et tagada teie probleemide professionaalne lahendamine.
Tõstke esile peamised probleemid
Kirja esimeses lõigus selgitage täpselt, miks te oma ülemusega ühendust võtate. Kasutage kaht esimest lauset, et teavitada teid tööprobleemidest ja jätkake otsese selgitusega selle kohta, mis teid häirib. Selles alguses on oluline välja tuua peamised murepõhjused. Näiteks:
"Tere, härra Smith. Kirjutan, sest mul on mitmed heidutavad mured minu divisjonile määratud haljastustööde pärast. Kogu oma tähelepaneku ajal märkasin väga väsinud töötajaid, kes saabusid pärast tunde ja töötasid masinaid ebaprofessionaalselt."
Tooge konkreetseid näiteid
Pärast kirja eesmärgi selgitamist süvenege olukorda, tuues konkreetseid näiteid. See annab teile olukorrast selge ülevaate ja vähendab tõenäosust, et teie kiri jääb märkamatuks. Näiteks:
"1. märtsil 2011 saabus Jason S. Masters töökohale kell 10.45, tund ja pool pärast saabumisaega. Saabumisel näis ta olevat üliväsinud ja hakkas masinaid töötama skaneerimata. Pärastlõuna ajal märkasin mitut töötajat, kes töötasid raskete masinatega ilma kiivreid kandmata või turvameetmeid rakendades ".
Vältige emotsionaalseid väljendeid
Kirja valmistamise ajal ärge muutuge ülemäära emotsionaalseks, kuna see kipub vähendama kirja professionaalsust ja legitiimsust. Veenduge, et kõik juhised põhineksid faktidel ja et neil poleks emotsionaalset tooni. Kirja eesmärk on anda teie ülemusele vajalikku teavet mure täpsete põhjuste väljatoomiseks, et ta saaks tegutseda, kui ta seda vajalikuks peab.
Soovita parandusi
Tehke kirja lõpus ettepanekuid oma murede kohta. Veenduge, et need on tõesti ettepanekud ja mitte nõuded. Enne soovitust kasutage fraase nagu "Kas sa arvad, et see oleks parem ..." või "Võib-olla on see kasulik ...". Kasutage kirja seda osa oma ideede esitlemiseks ja lõpetage see koosolekukutsega, et saaksite oma probleeme arutada ja ideid teiste probleemide lahendamiseks vahetada.