Sisu
Esialgne suhtlus potentsiaalse kliendi ja advokaadibüroo vahel toimub tavaliselt telefoni teel ja administraatoriga. Seetõttu on oluline, et ettevõtte administraator oleks alati professionaalne ja viisakas. Professionaalsuse säilitamine võib mõnikord olla väljakutse, eriti vastuvõtjate jaoks, kes külastavad päevas suurt hulka kõnesid, kuid on ka teatud põhimõtteid, mida peaks alati advokaadibüroo kõnedele vastamisel järgima.
Kõne vastuvõtmine
Vastake igale kõnele, öeldes advokaadibüroo nime, oma nime ja seejärel identifitseerige, kes helistab ja küsi: "Kuidas ma saan sind aidata?" Näiteks: "Tere hommikust, see on X ja Y advokaadibüroo Jane, kes ma räägin?" Kui olete helistaja nime tuvastanud, küsige: "Kuidas ma saan sind täna aidata, proua Z," pidage meeles, et suunate ülejäänud vestluse jaoks kliendi nime. Märkused iga kõne ajal võivad olla kasulikud, eriti nimede puhul. Hoidke vestluse ajal positiivne toon, olge kannatlik ja ärge kunagi kaotage oma tujusid. Vältige kõnepruuki, slängi või mitte-sõnu nagu "aham" ja "hum".
Tuvastage helistaja vajadused
Väga oluline on tähelepanelikult kuulata, mida potentsiaalsed kliendid oma vajaduste rahuldamiseks vajavad, ning esitama nõutud teavet selgelt ja kokkuvõtlikult. Igas kõnes on keegi, kes otsib infot või konkreetset inimest.
Kõne edastamine kontoris asuvale isikule
Kui teil on vaja kõne advokaadile üle kanda, paluge kliendil liinil ülekandmist oodata. Seejärel võtke ühendust advokaadiga ja teatage kõne kliendi nime ja kõne eesmärgi järgi, tehke ülekanne, kui advokaat on saadaval. Ärge jätke klienti liinile ootama kauem kui 45 sekundit. Pärast seda ajavahemikku küsige, kas klient soovib jätkata ootamist, kui ta soovib seda, kui advokaat tagasi kutsub või kui ta soovib hiljem helistada.
Kõne lõpp
Enne telefoni väljalülitamist küsige, kas saate midagi muud aidata ja tänada klienti advokaadibüroo helistamise eest. Vastuvõtja on harva veenda potentsiaalset klienti teenuse palgata, aga on väga tavaline, et klient on kadunud halb, ebaviisakas või ebaprofessionaalne teenus.