Sisu
Vastuvõtt on tihti ettevõtte uks ja see büroo osakond peegeldab ettevõtte organisatsiooni kultuuri ja seega ka isikut, kellel on ka administraatori ametikoht. Esimesed muljed on ärimaailmas ülimalt tähtsad, kuid selles asjas on rohkem asju kui hea mulje avaldamine külastajatele. Vastuvõtja positsioon on mitmekülgne positsioon, mis võib tööülesanneteks jagamisel kergesti nõuda mitut töötajat.
Kasu
Vastuvõtja on esimene inimene, kes tervitab kliente ja tarbijaid ning teatab, et nad toetavad personali või täitevsekretäri, kasutades e-posti või intercom-süsteemi. Sageli võib see sekkuda, kui täitevvõim ei taha teda häirida. Vastuvõtt on võimeline tegelema üle haldusteenusega, nii et teil ei ole vaja palgata ajutisi töötajaid.
Omadused
Vastuvõtja positsioon kuulub halduskategooriasse ja enamik aruandeid otse HR-le, halduskoordinaatorile või büroojuhatajale. Mitmeosaline ülesanne on rohkem kui lihtsalt administraatoriga seotud hüüdnimi. Vaiksematel aegadel saab ta integreeritult minna arhivaarile või mõnele teisele haldustöötajale, mis kõrvaldab vajaduse täiendava haldustöötajate järele kontoris, kus failid võivad asuda.
Kaalutlused
Vastuvõtt on tööstus, mis nõuab konfidentsiaalsust, ja see seisukoht nõuab koolitust selle valdamiseks. Ametikohale valitud isik on kohustatud järgima kõiki regulatiivseid ohutuseeskirju ja standardeid. Tööle võtmisel peaksid juhid kaaluma tausta kontrollimist.
Kohustused
Kuna administraatoril on harva otseseid aruandeid, eeldab ametikoht nii aja juhtimisel kui ka kliendiga seotud tipptasemel. Vastuvõtja mõned põhifunktsioonid on: telefonile vastamine, klientide vastuvõtmine ja tervitamine, dokumentide arhiveerimine ja teiste osakondade toetamine (nt raamatupidamine), koosolekute korraldamine, märgistamine ja märgistamata jätmine, külastuste tegemine, posti sorteerimine ja levitamine.
Ootused
Eeldatakse, et administraatoril on samad oskused kui administraatori assistendil, kuna tollimaksud on vaid veidi erinevad. Microsoft Office'i või muude kontorite automatiseerimise pädevustasemed peaksid olema põhilised. Kui haldusassistent täidab tavaliselt büroo haldustoiminguid, on administraator alati kõigi külastajate ees. Seda silmas pidades on teie käitumine alati professionaalne. Samuti eeldatakse, et ta teab oma igapäevaseid prioriteete, kuna häiriv ja vähem tähtsad ülesanded ilmuvad igal ajal.