Sisu
E-posti peetakse endiselt mitteametliku suhtluse vormiks. Isegi tööl jätavad inimesed sageli tervitused, sulgemised ja õigekirja. Kuna e-kiri on enamasti asendanud memod ja muutunud äritegevuse peamiseks vormiks, on asjakohase etiketi ja vormi järgimine oluline nii selguse kui ka teiste töötajate austamise seisukohast.
Tervitused ja sulgemised
Tervitused ja sulgemised sõltuvad teie suhtest e-kirja saajaga.
Esimeses e-kirjas ühe inimesega alustage "Kallis", millele järgneb tema nimi. Tavaliselt on eesnime kasutamine loomulik, kui teie ettevõte ei ole väga formaalne. Kui suhe on juba loodud, saate lihtsalt kasutada isiku nime või rohkem mitteametlikke tervitusi, nagu "Tere" või "Tere", millele järgneb adressaadi nimi.
Rühmale sõnumite saatmisel kasutage alati "Kallis", sest paljudele saajatele saadetud kirjad kipuvad olema formaalsemad. Ärge kasutage komplimente, nagu "Tere hommikust" või "Head päeva pärastlõunal". Kui saaja e-kirju loeb, võib see olla teine kellaaeg.
Sulgemine järgib samu reegleid kui tervitused. Esimeses e-kirjas kasutage formaalsemat lähedust, näiteks "Parimate soovidega" või "Parimate soovidega". Kui olete e-kirju juba vahetanud, ei ole sulgemine vajalik, kuid alati sisestage oma nimi oma allkirjana.
Muud kogud
Enne nõuete täitmist on teema esimene, mida saaja loeb. Veenduge, et teete selle mõistlikuks, selgeteks ja lühidalt, et inimene mõistaks sõnumi sisu ja annab õige prioriteedi.
Kaasaskantavate elektrooniliste seadmete tekkimisel langesid paljud töötajad harjumus paigutada e-kirja sisu teemasse, mõtlesin, et see oleks vastuvõtjale mugavam. Selline vormindamine tundub siiski järsk ja ebaviisakas.
Vorming
Kasutage õiget õigekirja, kirjavahemärke ja suurtähte. Õigekirja kontrollimise ja vigade parandamise eest hoolitsemine näitab kolleegide austust. Valesti paigutatud koma võib muuta lause tähendust. Pidage meeles, et teie kolleegid ei saa teie meelt lugeda, seega tehke viited selgeks ("Töötage temaga selles projektis" - kes on "ta" ja "milline projekt"?).
Ärge kunagi kirjutage suurtähtedega. KIRJUTAMINE KAPITALIS MÄÄRATAKSE, ET OLEMA KOLLEEGI JÄRGI.
Kirjutage lühikesed ja objektiivsed lõiked. Olge sõbralikud, kuid kui teil ei ole tihedat suhet, hoiduge naljatest ja sarkasmist, mida sageli e-posti teel valesti mõistetakse. Lõpuks vabanege emotikonidest.
Haridus
Hiljutine uuring ajakirjas „Arvuti vahendatud kommunikatsiooniajakiri” näitas, et need, kes saadavad haritud e-kirju, loetakse kasutajasõbralikumaks ja lihtsamaks, kui ebaviisakas kirjade saatja. Rohkem kui haritud e-kirjade saajad olid rohkem valmis oma saatjatega töötama.
Saate näidata head haridust e-posti teel samal viisil kui reaalses elus. Kasutage tellimuse esitamisel "palun" ja "tänan teid".
Jällegi, kasutades oma aega, et veenduda, et e-kiri on grammatiliselt õige, näitab teie kolleegide austamine. Selle osa eiramine tähendab, et teie enda aeg on nende omast olulisem.