Sisu
Ärikirjade ja vähem ametlike või isiklike kirjade erinevusi võib leida kummagi struktuuris. Mitteametlikud isiklikud kirjad võimaldavad saatjal oma äranägemise osas seoses kirja elementide ja muude esemetega. Teiselt poolt peavad ärikirjad järgima rangeid stiili- ja vormistandardeid. Põhielemendid, nagu küljendus, lõigustruktuur ja tehniline vorming, eristavad sobivat ärikirja mitteametlikust kirjast.
Päis ja sulgemine
Ärikirja päis peab sisaldama saatja nime, aadressi ja kuupäeva. Põhjendage vasakpoolses veerus olevat päist ja valige teabe jaoks üks tühik. Saaja kontaktandmed peavad olema päisest eraldatud ühe tühikuga ja sisaldama saaja täielikku nime ja aadressi, sealhulgas postiindeksit. Mitteametlikku kirja kirjutav isik võib kirja päises valida ainult ühe tervituse. Ärikirja sulgemiseks on vaja hüvastijätutervitust ja allkirja. Sageli sisaldab ärikiri allkirja, samuti selle alla trükitud saatja nime ja kõiki kirjaniku käes olevaid volitusi või pealkirju. Kasutage hüvastijätutervituse ja käsitsi kirjutatud allkirja jaoks sisestatud nime vahel nelja tühikut. Isikliku kirja lõppedes piisab saatja nimest ja vähem ametlikust tervitusest.
Kehatekstiil
Mitteametliku iseloomuga isiklikke kirju saab töötada ilma ärikirja stiililiste piiranguteta. Saatja saab valida stiili või tooni, et see vastaks saajaga suhtlemise tavapärastele omadustele. Ärikirjas peab stiil vastama kirja kavatsusele. Ärikirjad, mille eesmärk on tutvustada saajat saatjaga või äriteenustega, peaksid algama sissejuhatusest. Seejärel peab saatja teksti saldo abil teavitama saajat kirja kavatsusest või taotlusest tegutseda. Näiteks peaks müügikiri tutvustama müüjat ja toodet, suunama, kuidas toode saajat teenib, ja lõpuks kutsuma lugejat tegutsema - toote või teenuse ostmiseks.
Tehnilised erinevused formaadis
Ärikirjade standardsed tehnilised standardid hõlmavad 2 cm veeriseid külgedel ja 2,5 cm ruumi lehe üla- ja alaosas. Ärikirja kuupäevad peavad olema kirjas, neid ei tohi lühendada ja need peavad sisaldama kuud, päeva ja aastat. Saatjad peaksid ärikirjades kasutama sobivaid pealkirju, kuid vältima koondamisi. Tervitusse peab ilmuma saaja täielik nimi, ärikirjas koolon. Isiklik kiri võib sisaldada ees- või pealkirja ja perekonnanime, millele järgneb koma. Pealkirja, kirjaniku kontaktandmete ja avatervituse vahel peaks olema tühik. Tervitamise ja kirja põhiosa iga lõigu vahel on ka tühik. Kasutage ärikirjas 12-punktilisi serififonte, näiteks Times New Roman, teksti vahedega. Ärikirjad tuleks alati kirjutada, kuid nende käsitsi kirjutamine muudab isikupärase.
Olulised küsimused järelsõna kohta
Pärast sulgemist peavad ärikirjad sisaldama asjakohaseid postitusi, näiteks koopiate väljaandmist. "Cc:" tähendab, et kiri edastati ka teistele inimestele. Järelsõna on sobiv koht ka ärikirjas sisalduva materjali märkimiseks. Saatedokumendile tuleb pärast lõppallkirja lisada kaubaartikli number ja olemus ärikirjas.