Kuidas kasutada Outlooki konverentsiruumide planeerimiseks

Sisu

• Juhised
• Koosolekuruumide ajastamine Outlookiga

Mitmes konverentsiruumiga hõivatud kontoris võib olla keeruline jälgida, millised konverentsiruumid on kasutusel ja millal. Microsoft Outlookis kasutatavat kalendrit saab kasutada kohtumiste, kohtumiste ja sündmuste ajastamiseks ning seda saab kasutada ka kontoris kasutatavateks üritusteks, näiteks konverentsiruumide planeerimiseks. Saate seadistada kalendri kõigi konverentsiruumide ajastamiseks, nii et töötajad näevad konverentsiruumi kättesaadavust igale kuupäevale ja kellaajale.

Juhised

Outlooki kalendris saate ajastada mitu konverentsiruumi (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

Koosolekuruumide ajastamine Outlookiga

1. Avage Microsoft Outlook. Klõpsake järjehoidjate paneelil "Kalender". Paremklõpsake "Calendar" ja valige "New Calendar". Sisestage uue kalendri nimi, näiteks "Konverentsisaali ajakava".

2. Klõpsake liidese ribal "View Schedule". Paremklõpsake kalendrit ja valige "Uus kohtumine".

3. Klõpsake lindil "Kategooria" ja valige "Kõik kategooriad". Valige värvikategooria ja klõpsake "Rename". Sisestage kategooria nimi, näiteks "konverentsisaal 1" või "konverentsisaal". Nimetage täiendavad värvikategooriad, üks iga konverentsiruumi jaoks. Klõpsake "OK".

   
   

4. Sisestage teemakasti kasti või sündmuse pealkiri. Tippige tekstikasti Asukoha konverentsiruumi number või nimi. Sisestage konverentsiruumi kasutamise algus- ja lõppkuupäev lõppkasutuse ajaga. Kui konverentsiruumi kasutatakse mitu päeva, saate muuta lõppkuupäeva.

5. Sisestage peaaknas konverentsiruumi kavandatud koosoleku üksikasjad. Võite lisada koosoleku kirjelduse ja osalejate nimekirja.

6. Klõpsake lindil „Kategooria“ ja klõpsa konverentsiruumi, kus toimub koosolek. Kalendris olev värvikood muudab kohtumise hõlpsasti erinevate kasutatavate konverentsiruumide vahel lihtsaks.

7. Konverentsisaali sündmuse sulgemiseks ja kalendrisse naasmiseks klõpsake "Salvesta ja sulgege".