Sisu
Memo-stiilis aruanded sobivad lühikestele dokumentidele (alla kümne lehekülje), mis jagatakse organisatsiooni sees. Näiteks müügiaruanded ja projektianalüüsi dokumendid on memo vormingu kandidaadid. Nad ei nõua kõiki pompi ja sissejuhatusi, mida ametlikud aruanded nõuavad. See puudutab peamiselt aruandeid, mida levitatakse kord nädalas, kuus või iga nelja kuu järel. Sellest hoolimata peaksite memo-stiilis aruande koostamisel, kirjutamisel ja täitmisel võtma samasuguse ettevaatusega mis tahes ettevõtte kirjavahetuse korral.
Juhised
-
Jälgi aruandes käsitletavaid teemasid. Võtke lugeja seisukohad ja lisage kindlasti kogu vajalik teave või soov.
-
Otsige oma aruannet. Koguge kogu vajalik teave, mis on vajalik 1. etapi teemade katmiseks.
-
Looge kogutud andmete illustreerimiseks visuaalne tugi. Andke igale pildile asjakohane pealkiri ja pealkiri.
-
Vaadake oma otsing läbi ja otsustage, millised pealkirjad soovite oma aruande jagamiseks ja esitamiseks kasutada. Selle vorm ja sisu määravad jaotiste pealkirjad. Näiteks on mõttekas, et müügiaruanne sisaldab iga müügipiirkonna või tootesarja kohta jaotist.
Plaani raport
-
Kirjutage oma raporti keha, hoides oma lugejat meeles. Lisage vajadusel visuaalne tugi.
-
Kirjutage halduslik kokkuvõte, mis annab lugejatele lühikese ülevaate aruande olulistest punktidest.
-
Looge indeks, mis kirjeldab konkreetsete sektsioonide algust.
-
Looge illustratsioonitabel, mis võimaldab lugejatel teada, kust leiad iga diagrammi, joonist või tabelit.
-
Kirjutage ülekande memo. Kui teie ettevõte kasutab trükitud memosid või malli, kasutage neid. Vastasel juhul kasutage lihtsat vormingut. Lisage kindlasti pealkirjad ja "alates", "kuni" teema ja kuupäeva väljad.
Kirjutage aruanne
-
Koostage täielik aruanne, asetades need osad, mille olete loonud, järgmises järjekorras: edastusmärkus, sisukord, illustratsioonide loetelu, halduslik kokkuvõte, aruande organ.
-
Paluge sõbral või kolleegil oma aruanne üle vaadata.
-
Tehke vajalikud parandused.
Lõpetage aruanne
Kuidas
- Kui teie aruanne läheb mitmele adressaadile, saate luua levitusloendi selle asemel, et lisada kõik ülekandemälus olevad nimed. Loetlege nimed tähestikulises järjekorras või lisage nimekirja kõige olulisemate inimeste nimed. Tee oma ülekande memo justkui see oleks jätkamise kaas. Kirjutage nii, nagu oleksite raportit isiklikult lugejale edastanud. Aruannete populaarsed pealkirjad on: Sissejuhatus, Probleemianalüüs, Eesmärgid, Soovitused, Trendid, Ajaskaala ja projekti vahe-eesmärgid, Alternatiivsed meetodid ja kulud.