Sisu
Katastrite andmed on kiriku mentorite jaoks olulised haldusvahendid. Nendes märkides sisalduv teave võimaldab neil teha vajalikke kontakte liikmetega ja pakkuda abi raskustes. Samuti aitavad nad mentoritel edendada kiriku tegevust ja programme ning jälgida liikmete vaimset arengut koos kursuste ja tegevuses osalemise üksikasjadega. Liikmekaartide ajakohastamine ei ole raske ülesanne, kuid nõuab pidevat tööd ja isiklikku korraldust.
Juhised
-
Looge oma valitud tööriistaga elektrooniline vorm. Faili hõlpsaks identifitseerimiseks sisestage tippu kiriku nimi ja sõnad "liikme profiil". Lisage järgmised küsimused ja jäta tühjaks, et neile oleks võimalik vastata: (1) nimi; (2) Sünniaeg; (3) kodune aadress, kodune telefon, mobiiltelefon ja e-post; (4) perekonnaseis; (5) abikaasa nimi; (6) Abielu sünniaastapäev; (7) laste nimi, vanus ja kool; (8) lühike tunnistus konversioonist; (9) Ristimise koht ja kuupäev; (10) Amet ja töökoht; (11) Rahvus; (12) ministeeriumi kaasamise valdkonnad; (13) Kursused; ja (14) vana pastori ja kiriku nimi.
-
Määratlege, millal sa vormi kätte saadad või teavet küsid. Üks soovitus on pakkuda lühikest, lihtsat "külastajainfo" kaarti neile, kes saabuvad kirikusse esimest korda. See kaart võib taotleda ainult kõige olulisemat teavet, näiteks: nime, aadressi, kontaktandmeid ja laste nime ja vanust. Seejärel võib vabatahtlik või büroo töötaja edastada need andmed katastriüksusele. See muudab kiriku esmakordselt sellele tulevatele inimestele pealetükkivaks. See võib olla hea võimalus taotleda täielikku teavet või esitada registreerimisvorm kursusel osalemise või kirikuga liitumise huvi väljendamise kohta.
-
Valige üks, kes vastutab andmebaasi haldamise eest. See ei ole keeruline ülesanne, kuid see nõuab pidevat tähelepanu. Inimesed saavad muuta aadresse, muuta e-posti, võtta uusi kursusi või osaleda uutes ministeeriumides. Keegi peaks saama ülesande lisada need inimesed, kes tulevad ja arendavad viise, näiteks kvartaliaruanded, et uuendada märgise teavet teatud sagedusega.
-
Otsige jaotuskanalit, mõelge, millist meediat teie dokumendid kättesaadavaks teete. Seda saab teha mitmel viisil, mida kasutatakse eraldi või koos. Märgid saab panna infopunkti, edastada need kursustele või postitada need praktiliselt kiriku veebilehele. Lisaks kogudusele meelde tuletamisele on oluline kindlaks määrata avalikustamise meetod ja teatada sellest tegevusest.
-
Määrake, kuhu osalejate andmed salvestatakse, et kaitsta osalejate isikuandmeid. Selle funktsiooniga saab kasutada mobiili failina, mida hoitakse lukustatuna. Kui teave salvestatakse elektrooniliselt, veenduge, et arvuti on parooliga kaitstud. Lase kogudusel teada, et teave on turvaline ja kellel on juurdepääs sellele.