Sisu
Kliendikirjad järgivad üldjuhul kindlaid vorminguid ning näevad välja hästi planeeritud ja professionaalsed. Neil on universaalsed elemendid, nagu tervitused ja sulgemised. Arveldusprotseduuridest rääkijad sisaldavad teavet ettevõtte maksepoliitika kohta ja kirjeldavad, kuidas kliendid peaksid oma arveid tasuma. Nende reeglite muudatustest tuleb teatada kliendile posti teel saadetud kirjaga, teavitades teda kirjalikult toimunud muudatustest.
Avamine
Kirja avamine sisaldab kirjutamise kuupäeva, saaja kontaktandmeid ja tervitust. Kirja osa tervitusega "Kallis klient" kirjutatakse kliendi kontaktandmete alla kahekordsesse ruumi. Tervitus adresseerib kliendi õigesti pealkirjaga nagu hr või proua ja perekonnanimi.
Kirja eesmärk
Eesmärgi lõigus teavitatakse klienti, et kirjutate, et anda teada, et arveldussüsteemis toimuvad muudatused. See lõik peaks sisaldama ka garantiisid, et see kiri ei ole arve.
Mõju tarbijale
Mõju lõik on üksikasjalik ja loetleb viisid, kuidas teie ettevõtte rakendatavad muudatused klienti mõjutavad. Need mõjud võivad hõlmata uut arveldusaadressi, kuhu maksed tuleb saata, või uusi arvelduskuupäevi. Need muudatused tuleb kirjutada positiivselt ja kliendi kasuks. Iga muudatust tuleks kirjeldada kui kasu nii kliendile kui ka teie ettevõttele.
Sulgemine
Lõpposa peaks sisaldama teie lõpulause kliendile, näiteks "Tänan teid eestkostmise eest", "Lugupidamisega" või lihtne "Täname". See sisaldab teie sisestatud nime, allkirja ja kontaktandmeid. Samuti tuleb lisada e-posti aadress, et kliendid saaksid teiega ühendust võtta, kui neil on küsimusi.