Sisu
Sageli nõutakse ärimaailmas, et suurema aruande juurde lisataks kaaskiri, mille võib saata posti, erisaadetise või isegi e-posti teel. Ametlikul kaaskirjal on väga konkreetne eesmärk ja see peaks olema kirjutatud nii, et see esitaks ja kirjeldaks sisu, kordaks aruande olulisemat teemat ja näitaks ka järgmisi samme või toiminguid, mida tuleb teha.
Kirjutage aruande kaaskiri
Samm 1
Saatedokumendi olulisuse austamiseks kasutage aruande esitamise kirja koostamiseks ettevõtte kirjaplanke. Isegi kui kasutate kirjaplankide e-posti, käsitsege seda nagu paberkirja, mis sisaldab e-posti lehel ettevõtte logo kujutist.
2. samm
Lisage päeva kuupäev, samuti aadressiteave, sealhulgas ees- ja perekonnanimi, ametinimetus, ettevõtte nimi, tänava- ja linnaaadress ning postiindeks. Kasutage tervitust "Caro", millele järgneb ametlik tervitus, näiteks lühendid Härra või Proua, kui isik on võõras, või "Caro" koos saaja ees- või perekonnanimega, kui isik on tuttav.
3. samm
Pange tähele keha sisus lõik, kasutades selliseid sõnu nagu "Selles kirjas on (aruande nimi) teie ülevaade või kommentaar (või mis tahes soovitud toiming). Kasutage seda võimalust aruande teema kokkuvõtmiseks. Proovige kokku võtta võimalikult lühidalt aruande eesmärk - maksimaalselt ühe või kahe lausega.
4. samm
Pange tähele aruande järeldust siin, kuid ärge jõudke aruande järelduste keskmesse. Soovite, et lugeja loeks tegelikku aruannet, mitte ainult kaaskirja. Kiri peaks tekitama lugeja isu lõpparuandest leitava järele.
5. samm
Tehke ametlik lõpetamise jaotis või järgmised sammud, kus saate näidata, millised on saaja soovitud toimingud. Kas soovite, et nad edastaksid dokumendi või allkirjastaksid dokumendi või koordineeriksid tulemuste esitamiseks suuremat koosolekut? Kui vajate kiiret tegutsemist, täpsustage väga täpselt järgmisi samme, samuti päeva ja kuupäeva.
Saatekiri lõpetage ametliku tervitamisega, sama südamlikult, siiralt või läbimõeldult. Lisage kirja autori nimi ja tiitel. E-posti aadressi "Koopia" (koos koopiaga) loetlege teiste inimeste nimed, kes aruande ja kaaskirja saavad.