Sisu
- Vastutus
- Salvestamine
- Kindlustus ja linkide ehitamine
- Varade registreerimine ja hooldus
- Vastutus seotud tehingute eest
- Tehnoloogilised kontrollid
- Sõltumatu kriitiline ülevaade
Raamatupidamissüsteemi loomisel peaksid ettevõtted ja mittetulundusühingud looma sisekontrolli raamistiku. See protsess aitab tagada, et süsteem toimib hästi ja et kõik asjaomased töötajad toimivad ootuspäraselt. Olulise äridokumendi saamine annab piisava kindluse, vähendades vigade tõenäosust ja kaitstes organisatsiooni vara. Nende tähtsuse tõttu peaksid ettevõtted arvestama sisekontrolli aluspõhimõtetega.
Vastutus
Ettevõtted peaksid selgelt määratlema vastutuse. Konkreetsete kohustuste andmine üksikisikutele tagab, et nad mõistavad oma rolli sisekontrolli säilitamisel. Kui vastutus on süstemaatiliselt tähelepanuta jäänud, suudab tõhus sisekontrollisüsteem tuvastada töötaja, kes ei täida talle määratud ülesannet.
Salvestamine
Mälu ei ole eksimatu vahend, eriti kui tegemist on suure hulga teabe või tehingutega. Arvestuse pidamise nõuetekohane kord võimaldab ettevõtetel teha tehingute täpset ajalugu. Selle teabe põhjal saab ettevõte hiljem nendega konsulteerida, kui on vaja probleemi lahendada või kahtlusi selgitada.
Kindlustus ja linkide ehitamine
Kahjuks ei suuda isegi parim sisekontrollisüsteem vara kadu vältida. Kindlustades hea ja luues sideme oma töötajatega, tagab organisatsioon, et see tagastatakse, kui see varastatakse või muul viisil suunatakse.
Varade registreerimine ja hooldus
Sisekontrollisüsteemis ei ole inimesed, kellel on füüsiline juurdepääs kassapidajale ja muudele varadele, samad inimesed, kes säilitavad nendega seotud dokumente. Kui näiteks kassaaparaatide väikeste kulude eest vastutav töötaja on sama, mis kontrollib sularaha laekumist ja väljavõtmist, hõlbustaks dokumentide võltsimist ja vahendite suunamist. Varade arvestuse pidamise eest vastutaval isikul ei tohiks olla juurdepääsu kontrollitavale varale.
Vastutus seotud tehingute eest
Mõnikord tuleb mitu tehingut täita enne, kui üks tehing on lõpetatud. Sellisel juhul on oluline, et iga operatsiooni moodustav tegevus toimub erinevate töötajate poolt. See tagab rohkem kui ühe isiku kaasamise ülesannetesse ja suurendab võimalusi vigade või pettuste avastamiseks.
Tehnoloogilised kontrollid
Häired, elektroonilised juurdepääsu klaviatuurid ja muud turvaelemendid aitavad organisatsiooni varasid kaitsta. Tehnoloogia pakub tihti palju rohkem kontrollivõimalusi ja seda saab kasutada 24 tundi ööpäevas ilma täiendavate personalikulude või katkestusteta. Nutikad ettevõtted suurendavad oma sisekontrollisüsteeme, investeerides tõhusatesse ja odavatesse tehnoloogiatesse.
Sõltumatu kriitiline ülevaade
Ettevõtted peaksid korrapäraselt läbi vaatama oma sisekontrollisüsteemid. Hindamise eest vastutav isik ei saa teostada ühtegi kontrollitavat tööd. Sõltumatu hindaja on selle funktsiooni jaoks ideaalne, sest see võib dokumenteerida sisekontrolliprotsessis tehtavat tööd objektiivselt ja tal ei ole põhjust vigade katmiseks või protseduuride suhtes liiga optimistlikuks.