Sisu
E-postist on saanud ärimaailmas eelistatud sidevahend. See on kiire, usaldusväärne ja toimib tehtud tehingute kirjaliku dokumentatsioonina. Kuid postkastid on mõnikord rämpspostiga üle ujutatud, mistõttu on oluline, et teie e-post eristuks nii paljudest teistest, eriti kui üritate esmakordselt kellegagi kohtuda.
Ole otsene
Olge e-kirja kirjutamise ajal võimalikult otsene ja saatke see otse isikule, kellega soovite kohtuda, ja mitte osakonna jagatud postkasti. Kui see on vältimatu, pange e-kirja „teema“ väljale, kellele see on suunatud. Minge e-kirja sisusse otse punkti; selgitage koosoleku põhjust ja küsige, milline on sinu kohtumine. Kui võtate koosolekule kellegi teise, siis palun andke neile e-kirjas teada. Selgitage, milline on kohtumine. Näiteks öelge, et tahate müügi eesmärkidest rääkida või kes asendavad João da Silva raamatupidamises.
Valige õige teema
E-kirja "teema" on esimene asi, mida inimene loeb ja tavaliselt määrab see, kas e-kiri avatakse või mitte. Seetõttu on oluline, et see väli ei oleks liiga pikk. E-posti küsimused peaksid olema lühikesed ja lihtsad - koosoleku kinnitamisel võite järgnevatel meilidel alati rohkem üksikasju arutada.
Kontrollige õigekirja
Selle näpunäite tugevdamiseks ei ole kunagi liiga palju: Miski pole hullemaks esimese mulje jaoks kui e-kirjad, kus on sagedased õigekirjavead, grammatika ja kirjavahemärgid. Need tõrked muudavad teie e-posti sarnaseks rämpspostiks ja suurendavad prügikasti saatmise võimalusi. Rohkem hoolikat e-posti kontrollimist saab vältida peavalu. Ideaalne on paluda kellelgi teisel lugeda ja seda tüüpi viga kontrollida, kui saaja on väga oluline klient.
Ole viisakas
Kohtumise küsimine kellegagi on kõigepealt esimene mulje. Kui see on esimene kord, kui te isikuga ühendust võtate, kasutage kõige haritumaid keele vorme. Hoidke perekonnanimi ja kasutage alati selliseid pealkirju nagu Mr. või Miss. Esimeses e-kirjas ärge kunagi kasutage tervituseks „Hi”; see teeb sind ebaprofessionaalseks. E-kirja lõpus pange alati "Tänan", "Regards" või "Tervitused". Viisakus on kirjavahetuses alati e-posti teel asjakohane.
Arutage koosoleku üksikasju
E-posti teel määrake koosoleku kuupäev ja kellaaeg nii, nagu te teeksite seda kirjaga. Tehke selgeks, millal sa oled vastuvõtja lähedal; näiteks öelge, millistel kuupäevadel olete saaja linnas. Olge selge, mida soovite arutada. Näiteks öeldes, et soovite rääkida "muruniidukite müügist aasta teises kvartalis", annab saajale parema ettekujutuse sellest, mida arutatakse kui lihtsat "müüki".