Sisu
Raamatupidajana kirjutatud märkmed räägivad teile palju oma töökogemusest ja usaldusväärsusest. Raamatupidajad vastutavad igasuguste märkuste kirjutamise eest, sealhulgas mitteametlikud kolleegidele ja juhendajatele, ametlikele osakondade üksustele ja arvetele klientidele. Ebapiisavalt kirjutatud raamatupidamisdokumentatsioon võib vastuvõtjaid segi ajada ja teie ettevõtte prestiiži kahjustada. Raamatupidamismärkmete kirjutamise selgus ja täpsus on ettevõtte tõhusa suhtlemise ja teie organisatsioonis soodsa maine saavutamise võti.
Juhised
-
Määrake oma memo sihtrühm ja eesmärk. Enamikku neist kasutatakse probleemide juhtimiseks, lahenduste pakkumiseks, ettevõtte ametlike eesmärkide edastamiseks või uue teabe edastamiseks. Ärge saatke memo tervele kontorile, kui see hõlmab ainult ühte osakonda. Kaaluge ka materjali tundlikkust ja seda, kas teave edastatakse paremini ametliku memorandumi kaudu või edastatakse isiklikult.
-
Vormindage memo päis järgmistes osades: TO: (adressaadi nimi ja pealkiri), DE: (teie nimi ja pealkiri), DATE: (täielik ja praegune kuupäev) ja SUBJECT: (milline on memo).
Veenduge, et saajaid koheldakse õige nime ja ametlike ametinimetustega. Olge oma teemareal konkreetsed ja lühikesed. Näiteks võib "semestri lõpp" kui teemareal saajale midagi tähendada. Selle asemel kasutage midagi sellist, nagu "Uus arhiveerimisprotsess semestri lõpuks".
-
Esitage lühike kokkuvõte sellest, milline on memo avamise segmendis. Avamisniidi eesmärk on anda saajale selgeks, miks nad saavad memo ja miks nad peaksid dokumenti lugema. Hoidke avamise segment lühikeses lõigus.
-
Lisage kontekst, mis kirjeldab memo probleemi, sündmust, asjaolu või konteksti. Kontekst võib olla teie järgmise lõigu algus lause ("Kuna segadus on seotud viimase semestri esitamismenetlustega ...") või täielik eraldi lõik, mis sõltub kogu vajaliku teabe kogusest vastuvõtjatega kursis hoida.
Järgige ülesande segmendi konteksti, mis on osa sellest memost, mis kirjeldab, mida tehakse probleemi või probleemi lahendamiseks ("Rakendame järgmise poolaasta jaoks uusi esitamismenetlusi ..."). Hoidke ülesande segmendi lause või lühike lõik, sõltuvalt käsitletava küsimuse keerukusest.
-
Jälgi ülesande teemat täieliku aruteluga, mis annab lisateavet ja tuge. Arutelu niit peaks olema memo pikim osa ja sisaldama kõiki fakte ja uurimusi, mis toetavad tema poolt loodud soovitust (soovitusi). Edastada kõige asjakohasemaid üksikasju ja tõendeid.
-
Lõpetage memo lühikese sulgemisega segmendiga, mis ei ületa ainult lõiget, mis kirjeldab viisakalt tegevusi, mida soovite memo saaja võtta ("Järgmisel kuul järgige uusi salvestusprotseduure. .. "). Rõhutage, kuidas saaja saab kasu, järgides memos kirjeldatud tegevusi ("Loodame, et need uued salvestusprotseduurid säästavad teie aega ja vähendavad teie töökoormust ...")
Kuidas
- Lisage oma memole loendid, graafika, artiklid või muu asjakohane allikas. Lisage märkme lõppu märkus, kui lisate manuseid, näiteks "Lisatud: uus salvestusprotseduur".
- Kui see on teie esimene memo, siis kas kolleeg või juhendaja kontrollib selle täpsust ja veenduge, et te ei jäta midagi välja.
Teade
- Memo saatmine nime, pealkirja või e-posti aadressi vale kirjutamisega võib kaasa tuua, et kolleegid ei võta meeldetuletust tõsiselt ja isegi korduvalt rikkudes nende mainet. Enne memo saatmist kontrollige alati täpselt kaks korda.