Sisu
- Hallake tegevjuhi kohustusi
- Korraldage reise
- Võtke ühendust juhatuse liikmetega
- Üldised haldus- ja kantseleiülesanded
- Kvalifikatsioonid ja oskused
- Töökeskkond ja palk
Tegevjuhi assistent (tegevjuht) pakub tegevjuhile konfidentsiaalset ja kõrgetasemelist haldustuge. Funktsioonid võivad olla administratiivsed ja projektipõhised ning hõlmata reiside planeerimist, koosolekute korraldamist, teabepäringute käsitlemist, aruandlust ja kirjavahetust ning juhatuse liikmetega ühendust võtmist. Selles ametis tegeleb professionaal sageli konfidentsiaalse teabega, nii et töö nõuab diplomaatiat ja diskreetsust.
Hallake tegevjuhi kohustusi
Tegevjuhtidel on väga tihe graafik ja palju tööd. Seetõttu on tegevjuht vastutav nende üksuste haldamise eest ja selle eest, et ta oleks koosolekuteks piisavalt ette valmistatud. Enne neid saab tegevassistent koostada koosoleku päevakorra ja anda tegevdirektorile vajalikku taustteavet. Samuti on teie kohustus hoida tegevjuhti päevakavaga kursis, et ta jõuaks õigel ajal kohale ja teaks, kus ta peaks olema.
Korraldage reise
Tegevjuhid kipuvad sageli reisima ning nende reiside ja logistika korraldamine, mis võib hõlmata lendude, autorentide ja majutuskohtade broneerimist, on sageli tegevjuhi ülesanne. Ta vastutab ka koosolekute korraldamise, põhiteabe esitamise ja kulude aruannete täitmise eest pärast reisi hüvitamiseks.
Võtke ühendust juhatuse liikmetega
Juhiabid saavad suhelda ka direktorite nõukoguga. Tööülesanded võivad olla juhatuse koosolekute kavandamine, juhatuse koosolekute logistika haldamine, materjalide saatmine enne koosolekuid ülevaatamiseks, märkmete tegemine ja levitamine ning juhatuse liikmete üldküsimuste selgitamine.
Üldised haldus- ja kantseleiülesanded
Juhiabi täidab ka üldisi haldus- ja kontoritöid, nagu telefonidele vastamine, fakside ja kirjavahetuse saatmine, arhiivimine ja koopiate tegemine. Samuti võib osutuda vajalikuks korraldada külastajatele logistika, koordineerida telefonikonverentse, transkribeerida märkmeid ja kirjutada kirjavahetust.
Kvalifikatsioonid ja oskused
Sageli eelistatakse bakalaureuse kraadi, kuid sidusettevõtte kraad võib olla vastuvõetav piisava varasema töökogemusega. Tööandjad kipuvad otsima kolme kuni viie aasta pikkust kogemust, mis toetab tippjuhte, kõrgemaid arvutioskusi ja oskust kirjutada 60 sõna minutis, juhtimise mõisteid ning seda, kuidas konfidentsiaalset teavet käsitleda ja mitut ülesannet täita. Samuti otsitakse isiklikke omadusi, nagu diskreetsus, kõrge professionaalsus, palju tähelepanu detailidele, organiseeritus ning kirjalik ja suuline suhtlemisoskus.
Töökeskkond ja palk
Juhiabid töötavad sageli kiires kontorikeskkonnas ja võivad vajada lisaks tegevjuhile reisil olekut vajadusel ületunde ja nädalavahetusi. Palk varieerub suuresti ettevõttes, kuid keskmine vaadeldav summa on umbes 6000 R $.